L'entretien professionnel des fonctionnaires et des agents contractuels de droit public

La réglementation n’impose pas un ordre dans l’organisation des entretiens professionnels.

Ceci étant dit, dans la mesure où l’entretien professionnel porte notamment sur la fixation des objectifs pour l’année à venir, il semble pertinent que le supérieur hiérarchique connaisse lui-même les objectifs qui lui ont été attribués par son N+1 avant de pouvoir fixer les objectifs de l’agent qu’il évalue.

L’entretien professionnel est organisé entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, qui est identifié sur la fiche de poste de l’agent et dans l’organigramme.

Par conséquent, si le responsable de service n’est pas empêché (c’est-à-dire absent sur la période des entretiens professionnels, sans possibilité de pouvoir les organiser avant la fin de l’année civile), c’est lui, et non son adjoint, qui doit conduire l’intégralité des entretiens professionnels, en tant que supérieur hiérarchique direct des agents.

La réglementation ne prévoit pas le sort des agents, titulaires du même grade, affectés dans deux services d’une même collectivité.

Il est conseillé de conduire un seul entretien professionnel (car l’agent est titulaire d’un seul grade). L’entretien sera conduit par l’un de des deux supérieurs hiérarchiques directs, après avoir recueilli l’avis du second supérieur hiérarchique direct. Pour le choix du supérieur hiérarchique direct qui conduira l’entretien, il est possible de se référer à la quotité de travail la plus importante dans le service, ou, en cas de durée de travail équivalente entre les deux services, là où l’agent exerce depuis le plus longtemps.

Non. L’entretien professionnel est bilatéral entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct. Ne peuvent donc pas être présents : un représentant syndical, un collègue, l’autorité territoriale, le N+2 (circulaire DGAFP du 23 avril 2012).
La procédure sera considérée comme étant irrégulière si une tierce personne assiste à l’entretien, en tant que témoin, y compris dans un contexte de relation conflictuelle entre le supérieur hiérarchique direct et l’agent.

L’entretien professionnel est organisé entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, qui est identifié sur la fiche de poste de l’agent et dans l’organigramme.

Il convient de déterminer le supérieur hiérarchique direct qui effectuera l’entretien (correspondant à l’affectation la plus importante de l’agent ou en cas d’égalité de temps au supérieur qui sera désigné pour effectuer l’évaluation). L’évaluateur recueillera toutes les informations des autres responsables et les objectifs afférents à chaque mission.

Si l’agent était en position de disponibilité toute l’année concernée par l’appréciation de la valeur professionnelle au titre de l’entretien professionnel : Aucun entretien professionnel ne peut être organisé. Cependant, un compte-rendu d’entretien doit être établi par le supérieur hiérarchique direct, dans lequel il sera mentionné qu’aucune appréciation ne peut être émise en raison de l’absence de service sans préciser la nature de l’absence. Le supérieur hiérarchique direct ne doit pas reprendre l’appréciation générale de l’année précédente (TA d’Orléans, 25 juin 2002, n°98-1471 ; CE, 5 février 1975, n°92802).

Une condition de présence effective de l’agent est requise. Cette condition est appréciée au cas par cas, notamment au regard des fonctions exercées par l’agent et des circonstances de son absence (CAA de Nancy, 29 septembre 2022, n°20NC00827 ; circulaire DGAFP du 23 avril 2012).

Si l’agent remplit la condition de présence effective au titre de l’année concernée par l’évaluation mais que celui-ci est absent au moment de l’organisation des entretiens ou le jour de l’entretien, il convient de reporter la date de l’entretien. Si l’absence de l’agent se prolonge, l’agent est convoqué dans les délais lui permettant, dans la mesure compatible avec son état soit d’avoir un échange en visioconférence ou par téléphone, soit de faire parvenir ses observations écrites avant la date fixée (CAA de Paris, 13 juillet 2022, n°20PA04065 ; TA de Bordeaux, 15 novembre 2023, n°2102800 ; TA de Dijon, 4 juillet 2024, n°2300282).

A noter toutefois une nouveauté législative : L’agent placé en congé de présence parentale conserve le bénéfice des droits acquis avant le début du congé qu’il n’a pas été en mesure d’exercer en raison de ce congé (article L.631-8 du CGFP). Il ressort des travaux parlementaires que la notion de droits acquis inclut le droit à bénéficier d’un entretien professionnel. A noter toutefois que l’application complète de cette disposition nécessite une modification de la réglementation

Oui. La réglementation n’impose pas que l’entretien professionnel soit organisé en présentiel. Le juge administratif reconnait d’ailleurs le droit de l’agent de bénéficier d’un entretien professionnel par téléphone ou par visioconférence dans l’hypothèse où il serait absent au moment de la tenue de l’entretien professionnel (CAA de Paris, 13 juillet 2022, n°20PA04065 ; TA de Bordeaux, 15 novembre 2023, n°2102800 ; TA de Dijon, 4 juillet 2024, n°2300282).

Oui. Après la signature de l’autorité territoriale, le compte-rendu d’entretien professionnel est communiqué à l’agent (article 6 décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014 et article 1-3 décret n°88-145 du 15 février 1988). L’agent doit dater et signer le compte-rendu à nouveau lors de cette étape, afin de pouvoir dater la notification finale du compte-rendu à l’agent, dans une perspective éventuelle d’une contestation ultérieure par l’agent.

Par mesure de précaution, il conviendrait de conserver un exemplaire du CR. Si en dépit du délai indiqué à l’agent pour notifier le CR, celui-ci ne se manifeste pas, il faudrait rappeler à l’agent que la notification ne vaut pas accord et que s’il persiste à ne pas signer son CR ou à ne pas retourner le document avant une nouvelle date butoir fixée, la collectivité se verrait dans l’obligation de mentionner le refus de signature de l’agent et de dater ce refus. Cette datation permet de déterminer la date de début des recours possibles.

Cette attitude de refus pourrait être assimilée à un manquement susceptible de la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire.

En cas de refus de signature par l’agent mentionné sur le CR, celui-ci pourrait cependant, après visa de l’autorité territoriale ,solliciter notamment une révision interne de son CR.

 

 

Non. La signature du compte-rendu d’entretien par le DGS en tant que N+2 n’est pas prévu dans la réglementation. Seules les signatures du supérieur hiérarchique direct, de l’autorité territoriale et de l’agent sont prévues (article 6 décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014 et article 1-3 décret n°88-145 du 15 février 1988).

Non. Le supérieur hiérarchique direct ne peut pas refuser de conduire l’entretien professionnel d’un agent en raison d’une situation conflictuelle.
Par ailleurs, la collectivité ne peut se prévaloir du refus du supérieur hiérarchique direct de procéder à l’entretien professionnel d’un agent en raison du contexte conflictuel au sein des services pour en conclure à l’existence d’une formalité impossible à satisfaire, dès lors que le supérieur est lui-même soumis au pouvoir hiérarchique et à un devoir d’obéissance dans le cadre de ses fonctions (CAA Bordeaux du 21 octobre 2021 n°19BX03040).

La date de notification du compte-rendu à l’agent fait démarrer le délai de contestation, que ce soit dans le cadre d’une procédure de révision interne ou d’une procédure de droit commun (recours gracieux ou recours contentieux). Il est conseillé, lors de la notification, de fixer un délai à l’agent de renvoi de son compte-rendu signé à la collectivité.

L’agent en situation de handicap bénéficie d’un droit à un entretien professionnel annuel. La collectivité est donc tenue d’organiser cet entretien, faute de quoi, cela pourrait être considéré comme de la discrimination liée à l’état de santé de l’agent. Il conviendra cependant de veiller à ce que les modalités de l’entretien professionnel soient adaptées au handicap de l’agent. La réglementation n’apporte pas de précisions sur les modalités possibles d’aménagement de cette procédure compte tenu du handicap de l’agent.

Deux cas de figure à distinguer :

• Si l’agent bénéficie d’une période de préparation au reclassement (PPR) toute l’année concernée par l’appréciation de la valeur professionnelle de l’agent : il ne bénéficie pas d’un entretien professionnel. Un compte-rendu d’entretien doit être établi par le supérieur hiérarchique direct, dans lequel il sera mentionné qu’aucune appréciation ne peut être émise en raison de l’absence de service sans préciser la nature de l’absence. Le supérieur hiérarchique direct ne doit pas reprendre l’appréciation générale de l’année précédente (TA d’Orléans, 25 juin 2002, n°98-1471 ; CE, 5 février 1975, n°92802).
• Si l’agent est placé en PPR en cours d’année (par exemple en septembre de l’année N) : si le supérieur hiérarchique direct de l’agent considère que l’agent remplit la condition de présence effective au titre de l’année concernée par l’évaluation, l’agent bénéficie d’un entretien professionnel, pour la période précédant son placement en PPR.

A noter que l’agent bénéficiant d’une PPR fait l’objet d’un dispositif d’évaluation régulière spécifique, selon une périodicité fixée par la convention PPR. Cette évaluation est réalisée par l’autorité territoriale ou le président du Centre de gestion, conjointement avec l’agent. A l'occasion de cette évaluation, le contenu, la durée et les modalités de mise en œuvre du projet peuvent, le cas échéant, être modifiés, en accord avec l'agent (article 2-3 du décret n°85-1054 du 30 septembre 1985).